დროის მენეჯმენტი "იმ საქმით, რაც მაქვს და ხაფანგში ვარ უსარგებლო შეხვედრაში"

დროის მენეჯმენტი "იმ საქმით, რაც მაქვს და ხაფანგში ვარ უსარგებლო შეხვედრაში"

ეკონომისტი პილარ ლლორეტი განმარტავს «30 წუთიან შეხვედრებში», თუ როგორ უნდა მოხდეს სამუშაო ადგილების მაქსიმალურად ოპტიმიზაცია

თუ როდესაც სამსახურში ახალი შეხვედრის შესახებ შეგატყობინებთ თქვენ დაუდევრად და თანამდებობიდან ხვრინავთ, რაღაც არასწორია. ეს სამუშაო დანიშვნები უნდა იყოს ინსტრუმენტები ჩვენი პროფესიული მუშაობის გასაუმჯობესებლად და ბევრჯერ ისინი მხოლოდ დროის კარგვა ხდება.

ეს სიტუაცია - ბევრად უფრო გავრცელებული, ვიდრე ჩანს - იყო ის, რაც მოტივაციას უწევდა ეკონომისტს პილარ ლორეტი, ბიზნესისა და რისკების ანალიზის სპეციალიზირებული, წერა "30 წუთიანი შეხვედრა", წიგნი, რომელშიც მკაფიო მითითებებისა და რჩევების საშუალებით ის გვთავაზობს გზას ამ შეხვედრების ეფექტურობის გასაზრდელად, რითაც შეასრულებს თავის მიზანს.

ჩვენ ვესაუბრეთ ავტორს და ვთხოვეთ მას გასაღებები, რომ შეწყვიტოს დროის დაკარგვა და ისარგებლოს იმ შეხვედრებით, რომლებიც იძულებულნი ვართ დავესწროთ:

რატომ არის ასე მნიშვნელოვანი ორგანიზაცია შეხვედრის დაგეგმვისას?

თუ ჩვენ არ გვაქვს კარგი დაგეგმვა და ორგანიზაცია, მიზნები არ იქნება ნათელი, არც განსახილველი პუნქტები და არც დრო ... ამიტომ, ჩვენ უკონტროლო ხანგრძლივობა და ჩვენ არ გავამართლებთ მონაწილეთა მოლოდინს. ჩვენ შეიძლება იმედგაცრუებულნი ვიყოთ და ეს იქნება დროის დაკარგვა.

რა უარყოფითი შედეგები შეიძლება მოყვეს შეხვედრას, რომელიც ცუდად არის დაგეგმილი და რომელშიც სასურველი მიზანი არ არის მიღწეული?

ხარჯების გარდა, ეკონომიკური თვალსაზრისით, ცუდად დაგეგმილ შეხვედრებზე დასწრება და რომლის დროსაც 90, 60 ან 30 წუთის შემდეგ დასკვნა არ არის მიღებული წარმოშობს ნეგატიური აღქმა და გულგატეხილობა დამსწრეებს შორისრა და თუ ეს მდგომარეობა გაგრძელდება, ადვილია, რომ დროთა განმავლობაში ჩვენ სტრესი მივიღოთ, როდესაც ვფიქრობთ, რომ „სამსახური მაქვს და უსარგებლო შეხვედრას უნდა დავესწრო“.

ის ასევე უარყოფითად აისახება მონაწილეების აზრზე ორგანიზატორის მიმართ, რომელიც უმეტეს შემთხვევაში ჩვეულებრივ ბოსია.

რატომ არის 30 წუთი შეხვედრის ხანგრძლივობის ოპტიმალური დრო?

30 წუთი არის ის გამოწვევა, რომელსაც მე ვაყენებ წიგნში, საკუთარი გამოცდილების საფუძველზე, შეხვედრების ორგანიზებაში. აშკარად არის შეხვედრები, რომელსაც მეტი დრო დასჭირდება, სხვები, რომლებშიც თქვენი მიზნის მიღწევა შესაძლებელია ნაკლებად და რა თქმა უნდა, ზოგიერთ შემთხვევაში, შეხვედრის 30 ან თუნდაც 60 წუთი შეიძლება შეიცვალოს ზარით ან ელექტრონული ფოსტით, მაგალითად.

როგორ მუშაობს გადაწყვეტილების მიმღების ფიგურა, რომელზეც თქვენ საუბრობთ წიგნში?

როდესაც ვსაუბრობთ 30-წუთიანი შეხვედრის მონაწილეებზე, ცხადი უნდა იყოს, რომ იდეალური რიცხვი არ უნდა აღემატებოდეს მაქსიმუმ ხუთ ადამიანსრა და შენი არჩევანი უნდა იყოს სწორი. ჩვენ შეგვიძლია განვასხვავოთ მოდერატორის, კოორდინატორის, მდივნის (ისინი შეიძლება იყვნენ ერთი და იგივე პირი) და მონაწილეების ფიგურები. პრინციპში, გადაწყვეტილების მიღება 30 წუთის და მაქსიმუმ ხუთი ადამიანის შეხვედრაზე არის თანხმობა და არ უნდა წარმოშობდეს კონფლიქტს.

როგორ უნდა მოვაწყოთ შეხვედრა, რათა ის მაქსიმალურად ეფექტური იყოს?

ჩვენ შეგვიძლია შევაჯამოთ ხუთ პუნქტში, თუ როგორ მოვაწყოთ შეხვედრა შემდეგნაირად. პირველი იქნებოდა განსაზღვრეთ მიზანი და შეხვედრის სასურველი შედეგი. Მეორე, შეარჩიეთ სწორი მონაწილეები. მესამე არის დაგეგმეთ შეხვედრა; სხვა საკითხებთან ერთად, შეადგინეთ დღის წესრიგი, შეარჩიეთ ადგილი, დაიწყეთ დრო და ხანგრძლივობა და გაუგზავნეთ იგი შეხვედრის ძირითად დოკუმენტებთან ერთად დაინტერესებულ პირებს საკმარის დროს, რათა მათ მოამზადონ იგი.

მეოთხე, ჩვენ უნდა გავითვალისწინოთ სტრუქტურის დიზაინი შეხვედრების, ანუ მოქმედების წესები და რა თქმა უნდა, როგორ არის სტრუქტურირებული ის 30 წუთი, რომელიც გრძელდება შეხვედრის შინაარსით. დაბოლოს, მნიშვნელოვანია ა შეხვედრის შემდგომირა დარწმუნდით, რომ ყველა მონაწილემ იცის შეთანხმებების შესახებ და, იმ შემთხვევაში, თუ რაიმე შემდგომი ქმედება უნდა განხორციელდეს, რა არის თითოეული მათგანის ამოცანები და შესრულების დრო