მონაცემთა სიიდან გააკეთეთ ავტომატური შევსება Excel-ში

ხშირად, Excel-ის მომხმარებელი აწყდება უჯრედების შევსების საჭიროებას გარკვეული ლოგიკური თანმიმდევრობით მოწყობილი მონაცემებით. ან, მაგალითად, გააკეთოს პროგნოზი, თუ რა იქნება გარკვეული ინდიკატორის მნიშვნელობა კონკრეტულ მომენტში, თუ მიმდინარე ტენდენცია გაგრძელდება. ახლა თქვენ არ გჭირდებათ ათობით ფორმულის ცოდნა ამ ყველაფრისთვის. საკმარისია მაუსის რამდენიმე დაწკაპუნება და პრობლემა მოგვარებულია. ეს ყველაფერი ავტომატური შევსების წყალობით.

ეს თვისება გასაოცარია თავისი მოხერხებულობით. მაგალითად, ის საშუალებას გაძლევთ სწრაფად ჩამოთვალოთ კალენდარული თვეები ან გააკეთოთ ის ისე, რომ გამოჩნდეს ყოველი თვის მხოლოდ მე-15 და ბოლო დღე (მაგალითად, სააღრიცხვო ანგარიშებში). 

როგორ შეგიძლიათ ისარგებლოთ ამ შესანიშნავი ფუნქციით?

ქვედა მარჯვენა კუთხეში არის კვადრატი, მისი გადათრევით შეგიძლიათ გააგრძელოთ მნიშვნელობების სერია, რომელშიც არის გარკვეული ნიმუში. მაგალითად, თუ პირველი დღე ორშაბათია, მაშინ ამ მარტივი ოპერაციის შესრულებით შეგიძლიათ მნიშვნელობები ჩასვათ შემდეგ ხაზებში: სამშაბათი, ოთხშაბათი, ხუთშაბათი, პარასკევი და ა.შ.

თუ უჯრედში არის მნიშვნელობების ნაკრები, როგორიცაა 1,2,4, მაშინ ყველა მათგანის არჩევით და ყუთის ქვემოთ გადმოწევით, შეგიძლიათ გააგრძელოთ რიცხვების სერია 8-მდე, 16-მდე, 32-მდე და ა.შ. ეს საშუალებას გაძლევთ მნიშვნელოვნად შეამციროთ დროის ხარჯები.

ანალოგიურად, იქმნება თვეების სახელების სია.

და ასე გამოიყურება არითმეტიკული პროგრესიისთვის ავტომატური შევსების გამოყენება. ჩვენს მაგალითში, ჩვენ ვიყენებთ ორ უჯრედს 1,3 მნიშვნელობებით, შესაბამისად, და შემდეგ ავტომატური დასრულება აგრძელებს რიცხვების სერიას. 

უფრო მეტიც, მიღება იმუშავებს მაშინაც კი, თუ ნომერი ტექსტშია. მაგალითად, თუ დაწერთ „1 კვარტალს“ და გადაიტანეთ ყუთი ქვემოთ, მიიღებთ შემდეგს.

სინამდვილეში, ეს არის ყველა ის საფუძვლები, რაც თქვენ უნდა იცოდეთ. მაგრამ თუ გსურთ უფრო პროფესიონალურად დაეუფლოთ Excel-თან მუშაობის უნარებს, შეგიძლიათ გაეცნოთ რამდენიმე ჩიპს და ხრიკს.

მონაცემთა ავტომატური შევსების სიის გამოყენებით

რა თქმა უნდა, კვირის თვეების ან დღეების სიის შედგენა არ არის ყველაფერი, რაც Excel-ს შეუძლია. ვთქვათ, გვაქვს ქალაქების სია, სადაც ჩვენს კომპანიას აქვს დაარსებული სერვის ცენტრები. ჯერ უნდა ჩაწეროთ სრული სია პუნქტში „სიების შეცვლა“, რომლის წვდომა შესაძლებელია მენიუს თანმიმდევრობით File – Options – Advanced – General – Edit lists.

შემდეგი, ფანჯარა გამოჩნდება სიების სიით, რომლებიც ავტომატურად ჩაშენებულია Excel-ში. 

აქ ბევრი მათგანი არ არის. მაგრამ ეს გაუგებრობა მარტივად შეიძლება გამოსწორდეს. ამისათვის არის მარჯვენა ფანჯარა, რომელშიც იწერება uXNUMXbuXNUMXbis მნიშვნელობების სწორი თანმიმდევრობა. ჩაწერა შეიძლება გაკეთდეს ორი გზით, როგორც მძიმეებით, ასევე სვეტით. თუ ბევრი მონაცემებია, მათი იმპორტი შეიძლება. ამ გზით შეგიძლიათ დაზოგოთ ბევრი დრო.

რა არის ამისთვის საჭირო? ჯერ თქვენ უნდა შექმნათ ქალაქების სია სადმე დოკუმენტში და შემდეგ უბრალოდ გააკეთეთ ბმული ქვემოთ მოცემულ ველში.

სია ახლა შეიქმნა და მისი გამოყენება შესაძლებელია ყველა სხვა უჯრედის შესავსებად.

ტექსტის ფორმატში სიების გარდა, Excel შესაძლებელს ხდის შექმნას რიცხვითი მიმდევრობები, ასევე გარკვეული ნიმუშის მიხედვით დალაგებული თარიღების სია. ამ მასალის დასაწყისშივე იყო მოცემული მისი გამოყენების ერთ-ერთი გზა, მაგრამ ეს არის პრიმიტიული დონე. თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ეს ინსტრუმენტი უფრო მოქნილად, როგორც ნამდვილი ტუზი.

პირველ რიგში, ჩვენ ვირჩევთ საჭირო თანმიმდევრობის მნიშვნელობებს (ერთი ან მეტი) დიაპაზონის იმ ნაწილთან ერთად, რომელიც გამოყენებული იქნება სიისთვის. შემდეგი, ჩვენ ვპოულობთ ღილაკს "შევსება" ზედა პანელზე და მენიუში, რომელიც გამოჩნდება, დააჭირეთ ღილაკს "პროგრესი".

შემდეგი, გამოჩნდება ფანჯარა პარამეტრებით.

მის მარცხენა ნაწილში არის რადიო ღილაკები, რომლითაც შეგიძლიათ დააყენოთ მომავალი თანმიმდევრობის მდებარეობა: სტრიქონების ან სვეტების მიხედვით. პირველ შემთხვევაში სია ქვევით დაიწევს, მეორეში კი მარჯვნივ წავა. 

მდებარეობის პარამეტრის მარჯვნივ არის პანელი, სადაც შეგიძლიათ აირჩიოთ რიცხვითი თანმიმდევრობის ტიპი. არჩევანის რამდენიმე ვარიანტი არსებობს:

1. არითმეტიკა. მნიშვნელობა თითოეულ მომდევნო უჯრედში არის გარკვეული რიცხვი, ვიდრე წინა. მისი მნიშვნელობა განისაზღვრება "ნაბიჯი" ველის შინაარსით.
2. გეომეტრიული. ყოველი შემდეგი მნიშვნელობა რამდენჯერმე აღემატება წინას. რამდენად ზუსტად დამოკიდებულია იმაზე, თუ რომელი ნაბიჯი მიუთითა მომხმარებელმა.
3. თარიღები. ამ პარამეტრით მომხმარებელს შეუძლია შექმნას თარიღების თანმიმდევრობა. თუ აირჩევთ ამ ტიპს, გააქტიურდება დამატებითი პარამეტრები საზომი ერთეულისთვის. ისინი მხედველობაში მიიღება თანმიმდევრობის შედგენისას: დღე, სამუშაო დღე, თვე, წელი. ასე რომ, თუ აირჩევთ „სამუშაო დღის“ პუნქტს, მაშინ შაბათ-კვირა არ შედის სიაში. 
4. ავტომატური დასრულება. ეს პარამეტრი ჰგავს ქვედა მარჯვენა კუთხის გადატანას. მარტივი სიტყვებით, Excel დამოუკიდებლად წყვეტს, სჭირდება თუ არა რიცხვების სერიის გაგრძელება, თუ ჯობია უფრო გრძელი სიის გაკეთება. თუ წინასწარ მიუთითებთ 2 და 4 მნიშვნელობებს, შემდეგში იქნება 6, 8 და ა.შ. თუ მანამდე შეავსებთ მეტ უჯრედს, მაშინ გამოყენებული იქნება „წრფივი რეგრესიის“ ფუნქცია (ეს არის ძალიან საინტერესო ვარიანტი, რომელიც საშუალებას გაძლევთ შექმნათ პროგნოზი არსებული ტენდენციის საფუძველზე).

ამ დიალოგური ფანჯრის ბოლოში, როგორც უკვე ხედავთ, არის ორი ვარიანტი: ზემოთ განხილული ნაბიჯის ზომა და ლიმიტის მნიშვნელობა.

ყველა ოპერაციის დასრულების შემდეგ, თქვენ უნდა დააჭიროთ ღილაკს "OK". ანალოგიურად, იქმნება სამუშაო დღეების სია გარკვეული პერიოდისთვის (მაგალითად, 31.12.2020/XNUMX/XNUMX-მდე). და მომხმარებელს არ სჭირდება უზარმაზარი რაოდენობის ზედმეტი მოძრაობების გაკეთება!

ესე იგი, დაყენება დასრულებულია. ახლა მოდით გადავხედოთ ავტომატური შევსების უფრო პროფესიონალურ მეთოდებს.

მაუსის გამოყენებით

ეს არის ავტომატური შევსების ყველაზე მოსახერხებელი გზა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ ელეგანტურად შეასრულოთ ყველაზე რთული ოპერაციებიც კი. მისი გამოყენების ორი ვარიანტი არსებობს: მაუსის მარცხენა ან მარჯვენა ღილაკის გამოყენებით. მაგალითად, ამოცანაა შეადგინოთ რიცხვების სია, რომლებიც დალაგებულია ზრდადი თანმიმდევრობით, სადაც ყოველი შემდეგი მნიშვნელობა იზრდება ერთით. ჩვეულებრივ, ამისთვის ერთეული შეჰყავთ პირველ უჯრედში, ხოლო დეუზა მეორეში, რის შემდეგაც ისინი ათრევენ ყუთს ქვედა მარჯვენა კუთხეში. მაგრამ ამ მიზნის მიღწევა შესაძლებელია სხვა მეთოდით - უბრალოდ პირველი უჯრედის შევსებით. შემდეგ თქვენ უნდა გადაიტანოთ იგი ქვედა მარჯვენა კუთხიდან. ამის შემდეგ გამოჩნდება ღილაკი კვადრატის სახით. თქვენ უნდა დააჭიროთ მასზე და აირჩიეთ "შევსება" პუნქტი.

თქვენ ასევე შეგიძლიათ გამოიყენოთ "მხოლოდ ფორმატების შევსება", რომლითაც შეგიძლიათ მხოლოდ უჯრედის ფორმატების გაფართოება.

მაგრამ არსებობს უფრო სწრაფი მეთოდი: Ctrl ღილაკის დაჭერა უჯრედის პარალელურად გადათრევისას.

მართალია, ის შესაფერისია მხოლოდ რიცხვების ავტომატური თანმიმდევრობისთვის. თუ ცდილობთ ამ ხრიკის გამოყენებას სხვა ტიპის მონაცემებით, მაშინ მნიშვნელობები uXNUMXbuXNUMXb უბრალოდ დაკოპირდება შემდეგ უჯრედებში.

არსებობს კონტექსტური მენიუს გამოძახების დაჩქარების საშუალება. ამისათვის გადაიტანეთ ყუთი მაუსის მარჯვენა ღილაკის დაჭერით.

შემდეგ გამოჩნდება ბრძანებების ნაკრები. ასე რომ, შეგიძლიათ გამოიძახოთ დიალოგური ფანჯარა დამატებითი ავტომატური შევსების პარამეტრებით მენიუს პუნქტზე „პროგრესი“ დაწკაპუნებით. მაგრამ არის ერთი შეზღუდვა. მიმდევრობის მაქსიმალური სიგრძე ამ შემთხვევაში შემოიფარგლება ბოლო უჯრედით.

იმისათვის, რომ ავტომატური შევსება განხორციელდეს საჭირო მნიშვნელობამდე (კონკრეტული რიცხვი ან თარიღი), თქვენ უნდა დააჭიროთ მაუსის მარჯვენა ღილაკს, მანამდე რომ კურსორი მიმართეთ ველს და გადაიტანეთ მარკერი ქვემოთ. შემდეგ კურსორი ბრუნდება. და ბოლო ნაბიჯი არის მაუსის გათავისუფლება. შედეგად, გამოჩნდება კონტექსტური მენიუ ავტომატური შევსების პარამეტრებით. აირჩიეთ პროგრესი. აქ არჩეულია მხოლოდ ერთი უჯრედი, ამიტომ პარამეტრებში უნდა მიუთითოთ ავტომატური შევსების ყველა პარამეტრი: მიმართულება, ნაბიჯი, ლიმიტის მნიშვნელობა და დააჭირეთ ღილაკს OK.

ექსელის განსაკუთრებით საინტერესო ფუნქციაა წრფივი და ექსპონენციალური მიახლოება. ეს შესაძლებელს ხდის პროგნოზის შექმნას იმის შესახებ, თუ როგორ შეიცვლება მნიშვნელობები, არსებული ნიმუშის საფუძველზე. როგორც წესი, პროგნოზის გასაკეთებლად, თქვენ უნდა გამოიყენოთ სპეციალური Excel ფუნქციები ან შეასრულოთ რთული გამოთვლები, რომლებშიც ჩანაცვლებულია დამოუკიდებელი ცვლადის მნიშვნელობები. ამ მაგალითის პრაქტიკაში ჩვენება ბევრად უფრო ადვილია.

მაგალითად, არსებობს ინდიკატორის დინამიკა, რომლის მნიშვნელობა ყოველ პერიოდში ერთი და იგივე რიცხვით იზრდება. 

გაცილებით ადვილია იმის გაგება, თუ როგორ ხდება მნიშვნელობების პროგნოზირება ხაზოვანი ტენდენციით (როდესაც ყოველი შემდეგი მაჩვენებელი იზრდება ან მცირდება გარკვეული მნიშვნელობით). ამისთვის შესაფერისია Excel-ის სტანდარტული ფუნქციები, მაგრამ უკეთესია დახატოთ გრაფიკი, რომელიც აჩვენებს ტრენდის ხაზს, ფუნქციის განტოლებას და მოსალოდნელ მნიშვნელობას მეტი სიცხადისთვის.

იმის გასარკვევად, თუ რა იქნება პროგნოზირებული მაჩვენებელი რიცხვითი თვალსაზრისით, გაანგარიშებისას თქვენ უნდა აიღოთ რეგრესიის განტოლება, როგორც საფუძველი (ან პირდაპირ გამოიყენოთ Excel-ში ჩაშენებული ფორმულები). შედეგად, იქნება ბევრი ქმედება, რომელსაც ყველა ვერ გაიგებს დაუყოვნებლივ. 

მაგრამ ხაზოვანი რეგრესია საშუალებას გაძლევთ მთლიანად მიატოვოთ რთული ფორმულები და შეთქმულება. უბრალოდ გამოიყენეთ ავტომატური დასრულება. მომხმარებელი იღებს მთელ რიგ მონაცემებს, რომელთა საფუძველზეც ხდება პროგნოზი. შეირჩევა უჯრედების ეს ნაკრები, შემდეგ დააჭირეთ მაუსის მარჯვენა ღილაკს, რომელიც თქვენ უნდა გადაიტანოთ დიაპაზონი უჯრედების საჭირო რაოდენობის მიხედვით (დამოკიდებულია მომავალში წერტილის მანძილის მიხედვით, რომლისთვისაც გამოითვლება პროგნოზირებული მნიშვნელობა). გამოჩნდება კონტექსტური მენიუ, სადაც თქვენ უნდა აირჩიოთ პუნქტი "ხაზოვანი დაახლოება". ესე იგი, მიიღება პროგნოზი, რომელიც არ საჭიროებს სპეციალურ მათემატიკურ უნარებს, ფორმულების შედგენას ან გამოყვანას.

თუ მაჩვენებლები ყოველი პერიოდის განმავლობაში იზრდება გარკვეული პროცენტით, მაშინ საუბარია ექსპონენციალურ ზრდაზე. მაგალითად, ეპიდემიის დინამიკის პროგნოზირება ან საბანკო დეპოზიტზე პროცენტის პროგნოზირება სწორედ ასეთ ნიმუშს ეფუძნება.

არ არსებობს უფრო ეფექტური მეთოდი ექსპონენციალური ზრდის პროგნოზირებისთვის, ვიდრე ჩვენ აღვწერეთ.

მაუსის გამოყენება თარიღების ავტომატური შევსებისთვის

ხშირად საჭიროა თარიღების უკვე არსებული სიის გაზრდა. ამისათვის, გარკვეული თარიღი არის აღებული და ითრევა ქვედა მარჯვენა კუთხით მაუსის მარცხენა ღილაკით. ჩნდება კვადრატული ხატი, სადაც შეგიძლიათ აირჩიოთ შევსების მეთოდი.

მაგალითად, თუ ბუღალტერი იყენებს ცხრილებს, "კვირის დღეების" ვარიანტი მას მოერგება. ასევე, ეს ნივთი დასჭირდება ნებისმიერ სხვა სპეციალისტს, რომელსაც უწევს ყოველდღიური გეგმების შედგენა, მაგალითად, HR.

და აქ არის კიდევ ერთი ვარიანტი, როგორ განვახორციელოთ თარიღების ავტომატური შევსება მაუსით. მაგალითად, კომპანიამ ხელფასი უნდა გადაიხადოს თვის მე-15 და ბოლო დღეს. შემდეგი, თქვენ უნდა შეიყვანოთ ორი თარიღი, გაჭიმოთ ისინი და შეარჩიოთ შევსების მეთოდი "თვეების მიხედვით". ეს შეიძლება გაკეთდეს მაუსის მარცხენა ღილაკზე დაწკაპუნებით კვადრატზე ქვედა მარჯვენა კუთხეში, ან მარჯვენა ღილაკის გამოყენებით, რასაც მოჰყვება კონტექსტური მენიუს ავტომატური გამოძახება.

Მნიშვნელოვანი! მე-15 რჩება, განურჩევლად თვისა, ბოლო კი ავტომატურია.

მაუსის მარჯვენა ღილაკით შეგიძლიათ დაარეგულიროთ პროგრესი. მაგალითად, შეადგინეთ ამ წლის სამუშაო დღეების სია, რომელიც კვლავ იქნება 31 დეკემბრამდე. თუ იყენებთ ავტომატურ შევსებას მაუსის მარჯვენა ღილაკით ან მენიუს საშუალებით, რომლის წვდომა შესაძლებელია კვადრატის საშუალებით, მაშინ არის ვარიანტი „მყისიერი შევსება“. პირველად, დეველოპერებმა ეს ფუნქცია უზრუნველყოფდნენ Excel 2013-ში. აუცილებელია უჯრედების შევსება გარკვეული ნიმუშის მიხედვით. ეს საშუალებას მოგცემთ დაზოგოთ ბევრი დრო.

დასკვნები

სინამდვილეში, ეს ყველაფერია. ავტომატური დასრულება არის ძალიან სასარგებლო ფუნქცია, რომელიც გეხმარებათ მრავალი სამუშაო პროცესის ავტომატიზაციაში და პროგნოზების გაკეთებაში შაბლონებზე დაყრდნობით. არ არის საჭირო დამატებითი ფორმულები ან გამოთვლები. საკმარისია რამდენიმე ღილაკის დაჭერა და შედეგები ჯადოსნურად გამოჩნდება.