შინაარსი
Excel-ის დოკუმენტზე მუშაობის პროცესში ხშირად ხდება საჭირო, რომ მას ერთდროულად რამდენიმე ადამიანი დაუკავშირდეს. და ძალიან ხშირად მათი რიცხვი შეიძლება გამოითვალოს რამდენიმე ათეულში. აქედან გამომდინარე, თანამშრომლობის საკითხი არ შემოიფარგლება მხოლოდ ადამიანების დაკავშირებით, რადგან მათ შეუძლიათ ხშირად განახორციელონ კონფლიქტური ცვლილებები, რომლებიც უნდა ისწავლონ სწრაფად და ეფექტურად შეცვალონ.
ვის შეუძლია ამის გაკეთება? პირი, რომელსაც აქვს ოსტატი მომხმარებლის სტატუსი. ერთი სიტყვით, რა უნდა გაკეთდეს იმისათვის, რომ დოკუმენტთან ერთობლივი მუშაობა არა მხოლოდ შესაძლებელი, არამედ ეფექტური იყოს?
Excel-ში გაზიარებულ ფაილთან მუშაობას აქვს საკუთარი მახასიათებლები. ასე რომ, ზოგიერთი ქმედება მიუწვდომელია მომხმარებლებისთვის:
- ცხრილების შექმნა.
- სცენარის მართვა, მათ შორის ნახვის ჩათვლით.
- ფურცლების ამოღება.
- მომხმარებლებს არ აქვთ რამდენიმე უჯრედის შერწყმის ან, პირიქით, ადრე შერწყმული უჯრედების გაყოფის შესაძლებლობა.
- ნებისმიერი ოპერაცია XML მონაცემებით.
როგორ შეიძლება ამ შეზღუდვების გვერდის ავლით? თქვენ უბრალოდ უნდა წაშალოთ ზოგადი წვდომა და შემდეგ დააბრუნოთ, როცა საჭირო იქნება.
აქ არის კიდევ ერთი ელცხრილი რამდენიმე ამოცანებით, რომლებიც შეიძლება იყოს ან არ იყოს შესაძლებელი, თუ მუშაობთ რამდენიმე ადამიანთან იმავე ცხრილზე.
ჯერ უნდა გესმოდეთ, რომელი ფაილი უნდა იყოს ხელმისაწვდომი ერთდროულად რამდენიმე ადამიანის მიერ რედაქტირებისთვის. ეს შეიძლება იყოს ახალი ფაილი ან არსებული.
პარამეტრები
ყველაფერი, რაც უნდა გააკეთოთ Excel-ში ფაილის გასაზიარებლად, არის წიგნის გაზიარების განყოფილებაში, რომლის ნახვა შეგიძლიათ მიმოხილვის ჩანართზე გადასვლით.
გამოჩნდება ფანჯარა ორი ჩანართით. ჩვენ გვაინტერესებს პირველი, რომელიც ავტომატურად იხსნება. ჩვენ უნდა შევამოწმოთ ველი იმ ნივთის გვერდით, რომელიც მონიშნულია ეკრანის სურათზე წითელი მართკუთხედით. მასთან ერთად, ჩვენ მრავალ მომხმარებელს ვაძლევთ საშუალებას მართონ დოკუმენტი.
მას შემდეგ რაც გავხსენით წვდომა რედაქტირებისთვის, ჩვენ გვჭირდება მისი კონფიგურაცია. ამისათვის გახსენით მეორე ჩანართი.
პარამეტრების შეყვანის შემდეგ, ჩვენ ვადასტურებთ ჩვენს მოქმედებებს. ამისათვის დააჭირეთ მარცხენა ღილაკს "OK". გაზიარება შესაძლებელია ნებისმიერი წიგნისთვის, როგორც ახალი, ასევე არსებული. პირველ შემთხვევაში, თქვენ მოგიწევთ მისთვის სახელის მოფიქრება.
ამის შემდეგ, თქვენ უნდა შეინახოთ ფაილი თქვენს კომპიუტერში.
მნიშვნელოვანია! ფორმატი უნდა იყოს ისეთი, რომ ფაილი გახსნას თითოეულმა მომხმარებელმა ცხრილების თავისი ვერსიით.
თქვენ უნდა შეინახოთ ფაილი ქსელის გაზიარებაში ან საქაღალდეში, რომელსაც აქვს წვდომა იმ მონაწილეებთან, რომლებსაც სურთ ფაილის გამოყენება. დირექტორიას არჩევის შემდეგ, უბრალოდ უნდა დააჭიროთ ღილაკს "შენახვა".
ამასთან, დაუშვებელია ვებ სერვერის გამოყენება საერთო ფაილის შესანახად.
ზემოთ აღწერილი ყველა ოპერაციის შესრულების შემდეგ, თქვენ უნდა შეამოწმოთ შესაძლებელია თუ არა სხვა ადამიანების დაკავშირება. ამისათვის გახსენით ჩანართი "მონაცემები" და იპოვნეთ "კავშირები" პუნქტი პირდაპირ მის ქვემოთ. თუ დააწკაპუნებთ მასზე, შეძლებთ შეცვალოთ ბმულები ან ბმულები. თუ არ არის შესაბამისი ღილაკი, მაშინ არ არის დაკავშირებული ფაილები.
შემდეგი, იხსნება "სტატუსის" ჩანართი, რომლის დახმარებით შესაძლებელია კავშირების შემოწმება. ის ფაქტი, რომ ყველაფერი კარგად არის, შეიძლება აღიაროთ ღილაკის "OK" არსებობით.
Excel ასევე საშუალებას გაძლევთ გახსნათ საერთო სამუშაო წიგნი. ამისათვის თქვენ უნდა დააჭიროთ ღილაკს Office. როდესაც pop-up პანელი გამოჩნდება, ჩვენ უნდა ავირჩიოთ "გახსნა" ელემენტი და ავირჩიოთ წიგნი, რომელიც გამოყენებული იქნება გაზიარებისთვის. ამის შემდეგ, კვლავ დააჭირეთ Office ღილაკს და გახსენით "Excel Options" ფანჯარა, რომელიც შეგიძლიათ იხილოთ ბოლოში.
ფანჯრის მარცხენა მხარეს, რომელიც გამოჩნდება, თქვენ შეძლებთ აირჩიოთ პარამეტრების კატეგორია, მაგრამ ჩვენ გვაინტერესებს პირველი, რომელიც შეიცავს ყველაზე ზოგად პარამეტრებს.
შემდეგი, გადადით "პერსონალური პარამეტრის" პუნქტში, სადაც უნდა მიუთითოთ მონაცემები, რომლებიც საშუალებას გაძლევთ გაფილტროთ მომხმარებლები - მომხმარებლის სახელი, მეტსახელი.
ამ ოპერაციების შესრულების შემდეგ შესაძლებელი ხდება დოკუმენტში არსებული ინფორმაციის რედაქტირება ან გარკვეული მონაცემების დამატება. არ დაგავიწყდეთ ცვლილებების შენახვა მათი განხორციელების შემდეგ.
ამან ზოგჯერ შეიძლება გამოიწვიოს პრობლემები შენახვისას. მაგალითად, გაზიარება ხელმისაწვდომია მხოლოდ პირველი გახსნისთვის და როცა ცდილობთ დოკუმენტის მეორედ გახსნას, პროგრამა უშვებს შეცდომას. ეს შეიძლება მოხდეს შემდეგი მიზეზების გამო:
- თუ რამდენიმე მონაწილე ერთდროულად შეაქვს მონაცემებს ერთსა და იმავე უჯრედში. ან რომელიმე სხვა ნაწილი.
- ცვლილებების ჟურნალის გენერირება, რომელიც იწვევს სამუშაო წიგნის ზომის ზრდას. ეს იწვევს პრობლემებს.
- მომხმარებელი წაიშალა გაზიარებიდან. ამ შემთხვევაში ცვლილებების შენახვა მხოლოდ მის კომპიუტერზე არ იმუშავებს.
- ქსელის რესურსი გადატვირთულია.
პრობლემის მოსაგვარებლად, თქვენ უნდა გადადგათ შემდეგი ნაბიჯები:
- წაშალეთ ცვლილებების ჟურნალი ან წაშალეთ მისგან ზედმეტი ინფორმაცია.
- წაშალეთ ზედმეტი ინფორმაცია თავად დოკუმენტში.
- გადატვირთეთ გაზიარება.
- გახსენით Excel-ის დოკუმენტი სხვა საოფისე რედაქტორში და შემდეგ ისევ შეინახეთ xls ფორმატში.
მართალია, ბოლო ვერსიებში ეს შეცდომა არ ხდება ისე ხშირად, როგორც ძველებში.
როგორ ვნახოთ წევრების აქტივობა
ერთობლივი მუშაობის დროს თქვენ მუდმივად უნდა აკონტროლოთ, რომ ერთ-ერთმა მონაწილემ არ გააფუჭოს რამე. ამიტომ, თქვენ უნდა ისწავლოთ იმის გაგება, თუ რა ქმედებები ჩაიდინა ერთ-ერთმა მათგანმა. ამისათვის თქვენ უნდა შეასრულოთ შემდეგი ნაბიჯები.
- გადადით "მიმოხილვა" ჩანართზე და იქ იპოვეთ პუნქტი "შესწორებები". მენიუში აირჩიეთ პუნქტი "შესწორების არჩევა".
6 - შემდეგი, გამოჩნდება ფანჯარა, რომელშიც შეგიძლიათ გაიგოთ, რა ცვლილებები განხორციელდა მომხმარებლების მიერ. ეს სია ავტომატურად იქმნება. თქვენ შეგიძლიათ დაადასტუროთ, რომ ეს ნამდვილად ასეა, ამ დიალოგური ფანჯრის შესაბამისი ელემენტის გვერდით ჩანიშნული ველის დათვალიერებით.
7 ამ შემთხვევაში, მხოლოდ ის ცვლილებები, რომლებიც განხორციელდა ბოლო შენახვის შემდეგ, გამოჩნდება სიაში ზედა მარცხენა კუთხეში. ეს კეთდება მოხერხებულობისთვის, თქვენ ყოველთვის შეგიძლიათ იხილოთ ადრინდელი რედაქტირება ჟურნალში.
- თითოეულ მონაწილეს ენიჭება კონკრეტული ფერი, რომლითაც შეგიძლიათ გაიგოთ, ვინ გააკეთა ცვლილებები. ეტიკეტები ზედა მარცხენა კუთხეშია. თქვენ ასევე შეგიძლიათ დააყენოთ ცვლილებების თვალყურის დევნება დროის, კონკრეტული მომხმარებლის ან კონკრეტულ დიაპაზონში, ასევე გამორთოთ მათი ჩვენება.
8 - როდესაც თქვენ ატარებთ უჯრედზე, რომელსაც აქვს ასეთი ნიშანი, ჩნდება პატარა ბლოკი, საიდანაც შეგიძლიათ გაიგოთ, ვინ გააკეთა ცვლილებები.
9 - შესწორებების ჩვენების წესებში კორექტირების შესასრულებლად, თქვენ უნდა დაბრუნდეთ პარამეტრების ფანჯარაში, შემდეგ კი იპოვოთ ველი "დროის მიხედვით", სადაც შეგიძლიათ დააყენოთ საწყისი წერტილი ცვლილებების სანახავად. ანუ დრო, საიდანაც გამოჩნდება შესწორებები. თქვენ შეგიძლიათ დააყენოთ პერიოდი ბოლო შენახვის შემდეგ, დააყენოთ ყველა ცვლილების ჩვენება ყველა დროის განმავლობაში, ექსკლუზიურად არ არის ნანახი, ან მიუთითოთ თარიღი, საიდანაც ისინი გამოჩნდება.
10 - თქვენ ასევე შეგიძლიათ აკონტროლოთ მხოლოდ კონკრეტული წევრის მიერ შესრულებული შესწორებების ჩვენება.
11 - შესაბამისი ველის გამოყენებით შეგიძლიათ დააყენოთ ფურცლის დიაპაზონი, რომელშიც ჩაიწერება ბრძანების მოქმედებები.
თქვენ ასევე შეგიძლიათ სხვა ცვლილებების შეტანა სწორ ადგილებში შესაბამისი ველების შემოწმებით.
ცვლილებების სია არ არის მკვდარი წონა. მთავარ მომხმარებელს შეუძლია გადახედოს სხვა მონაწილეთა რედაქტირებებს, დაადასტუროს ან უარყოს ისინი. Როგორ გავაკეთო ეს?
- გადადით "მიმოხილვა" ჩანართზე. არის მენიუ "გასწორებები", სადაც მომხმარებელს შეუძლია მართოს შესწორებები. ამომხტარ პანელში, თქვენ უნდა აირჩიოთ ვარიანტი "კორექტირების მიღება / უარყოფა", რის შემდეგაც გამოჩნდება ფანჯარა, რომელშიც ნაჩვენებია შესწორებები.
13 14 - რედაქტირების შერჩევა შეიძლება განხორციელდეს იმავე კრიტერიუმების მიხედვით, რაც ადრე იყო აღწერილი: დროის მიხედვით, კონკრეტული მომხმარებლის მიერ ან გარკვეულ დიაპაზონში. საჭირო პარამეტრების დაყენების შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს OK.
- შემდეგი, გამოჩნდება ყველა კორექტირება, რომელიც აკმაყოფილებს წინა ეტაპზე დადგენილ პირობებს. თქვენ შეგიძლიათ დაეთანხმოთ კონკრეტულ რედაქტირებას ან უარყოთ იგი ფანჯრის ბოლოში შესაბამის ღილაკზე დაწკაპუნებით. ასევე შესაძლებელია კორექტირების ჯგუფური მიღება ან უარყოფა.
15
ახლა საჭირო კორექტივები დარჩა, ზედმეტი კი ამოღებულია.
როგორ ამოიღოთ მომხმარებელი Excel ფაილიდან
დროდადრო საჭირო ხდება მომხმარებლების თანაავტორობიდან ამოღება. შეიძლება უამრავი მიზეზი იყოს: მათ სხვა დავალება მიეცათ, მონაწილემ დაიწყო სხვა კომპიუტერიდან რედაქტირების გაკეთება და ა.შ. Excel-ში ამ ამოცანის განხორციელება სულაც არ არის რთული.
პირველი, გახსენით ჩანართი "მიმოხილვა". არის ჯგუფი "ცვლილებები", სადაც არის ვარიანტი "წიგნზე წვდომა".
ამის შემდეგ ეკრანზე გამოჩნდება იგივე ფანჯარა, რომელიც ადრე ვნახეთ. ყველა იმ ადამიანის სია, ვისაც შეუძლია ცვლილებების შეტანა ცხრილში, შეგიძლიათ იხილოთ რედაქტირების ჩანართზე. მომხმარებლის წასაშლელად, რომელიც ამჟამად არ გვჭირდება, თქვენ უნდა იპოვოთ იგი ამ სიაში, შეარჩიოთ იგი მაუსის მარცხენა ღილაკზე დაჭერით და დააჭირეთ ღილაკს "წაშლა", რომელიც მდებარეობს ქვემოთ.
შემდეგი, Excel გააფრთხილებს მომხმარებელს, რომ ამ მონაწილის მიერ შეტანილი შესწორებები შეიძლება არ იყოს შენახული, თუ ის ამჟამად ცვლის სამუშაო წიგნში. თუ თანახმა ხართ, დააჭირეთ ღილაკს "OK" და მომხმარებელი აღარ იქნება გაზიარებული.
საზიარო წიგნის გამოყენების შეზღუდვის საუკეთესო გზა არის მომხმარებლის წაშლა. თუ ეს არ არის შესაფერისი, შეგიძლიათ დააყენოთ წიგნის ნახვის ან რედაქტირების უფლება კონკრეტული მონაწილის მიერ.
როგორც ითქვა, მნიშვნელოვანია გვახსოვდეს, რომ გარკვეული შეზღუდვები ნაგულისხმევად არის ჩაშენებული გაზიარებაში. ისინი აღწერილია ზემოთ. გავიხსენოთ ისინი, რადგან გამეორება სწავლის დედაა.
- აკრძალულია ჭკვიანი ცხრილების შექმნა, რომლებიც ავტომატურად განაახლებს მონაცემებს და გააჩნიათ მრავალი სხვა ფუნქცია.
- თქვენ არ შეგიძლიათ სკრიპტების მართვა.
- არსებობს ჩაშენებული შეზღუდვა ფურცლების წაშლაზე, უჯრედების დაკავშირებაზე ან გათიშვაზე.
- შეასრულეთ ყველა ოპერაცია XML მონაცემებზე. მარტივი სიტყვებით, არსებობს შეზღუდვები დიდი რაოდენობით მონაცემების სტრუქტურირებაზე, მათ შორის მათი მასივების რედაქტირებაზე. XML არის ერთ-ერთი ყველაზე ბუნდოვანი ფაილის ტიპი დამწყებთათვის, მაგრამ ეს მართლაც საკმაოდ მარტივია. ამ ტიპის ფაილით შეგიძლიათ მონაცემების გადატანა დოკუმენტში სერიული ცვლილებების შეტანით.
მარტივად რომ ვთქვათ, თანაავტორობა საშუალებას გაძლევთ შეასრულოთ სტანდარტული ოპერაციები დოკუმენტზე, მაგრამ უფრო პროფესიონალური ვარიანტები ხელმისაწვდომია მხოლოდ ერთი ადამიანისთვის. ეს იმიტომ ხდება, რომ იგივე მაკრო ან XML სერიული ცვლილებები გარკვეულწილად უფრო რთულია უკან დაბრუნება.
გაზიარების გამორთვა და შემდეგ ხელახლა ჩართვა არის კიდევ ერთი გზა, რომ შეზღუდოთ ის, რისი გაკეთებაც შეუძლიათ Excel-ის მომხმარებლებს. თქვენ შეგიძლიათ თავად განახორციელოთ საჭირო ცვლილებები, რითაც დროებით ართმევთ სხვა ადამიანებს რაიმეს რედაქტირების შესაძლებლობას.
ამისათვის თქვენ უნდა შეასრულოთ ეს ნაბიჯები.
- გახსენით ჩანართი „მიმოხილვა“, გადადით „შესწორებების“ პუნქტში და ამომხტარი მენიუდან აირჩიეთ პუნქტი „აღნიშნეთ რევიზიები“.
- ამის შემდეგ, ჩნდება ფანჯარა, რომელშიც თქვენ უნდა მოხსნათ ველები "მომხმარებლის" და "დიაპაზონის" გვერდით.
- ამის შემდეგ ჩნდება ცვლილებების ჟურნალი, რომელიც აუცილებელია მონაცემთა სარეზერვო ასლისთვის.
ამის შემდეგ შეგიძლიათ გამორთოთ გაზიარება. ამისათვის, ლენტის იმავე ჩანართზე, აირჩიეთ პუნქტი "წიგნზე წვდომა" და მოხსენით მონიშვნა "მრავალ წევრს ფაილის შესაცვლელად".
ესე იგი, ახლა გაზიარება გამორთულია.
ასე რომ, Excel-ში თანაავტორობის დაყენება საკმაოდ მარტივია. რა თქმა უნდა, არსებობს გარკვეული შეზღუდვები, რომლებიც არ გაძლევთ საშუალებას გამოიყენოთ დოკუმენტი სრულად. მაგრამ ისინი მოგვარებულია საკმაოდ მარტივად, საკმარისია გამორთოთ გაზიარება გარკვეული ხნით და შემდეგ ჩართოთ, როდესაც განხორციელდება საჭირო ცვლილებები.